Privacyverklaring

Het onderstaande privacy beleid is van toepassing op alle sitebezoeken, transacties en overeenkomsten met Kab Accountants & Belastingadviseurs Oost N.V., gevestigd te Doetinchem en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer: 56573650, hierna genaamd ‘Kab'.

Versie: 13 september 2018, versie 1.0

1. Bescherming van uw persoonsgegevens
Wettelijk kader
Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat wij zorgvuldig met de door hen aan ons verstrekte (persoons)gegevens omgaan. Wij hebben een privacy beleid welke in overeenstemming is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit privacy beleid komt tot uiting in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings-)maatregelen.
                     
Beginselen verwerking

Kab volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens, zoals deze in de wet zijn gesteld.

Dit zijn: 

• Rechtmatig, behoorlijk en transparant: De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in overeenstemming met de wettelijke eisen. Kab gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zal u daarover adequaat informeren op het moment dat uw persoonsgegevens worden opgevraagd. 
• Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden: Persoonsgegevens worden door Kab uitsluitend verwerkt op basis van een wettelijke grondslag. Naast een wettelijke verplichting tot verwerking of de noodzaak in verband met het nakomen van een overeenkomst met u, geldt ook uw toestemming als wettelijke grondslag. 
• Niet meer of langer dan noodzakelijk: Kab verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking of nakoming van de overeenkomst die met u is gesloten. Als gegevens niet meer nodig zijn worden ze gecontroleerd verwijderd. 
• Juist, actueel en vertrouwelijk: Kab zorgt ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en controleert periodiek of deze persoonsgegevens nog juist en betrouwbaar zijn. Medewerkers van Kab en toeleveranciers van Kab zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht als zij persoonsgegevens verwerken. 
• Passende technische en organisatorische beveiliging: Kab heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging en eist dat ook van betrokken organisaties zoals leveranciers. 

2. Welke persoonsgegevens gebruikt Kab?
Kab gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Voor relatiebeheer en communicatie worden contactgegevens verwerkt, zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats,
e-mailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens.

Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting.

Bijzondere persoonsgegevens
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen, (subsidie)aanvragen en de salarisadministratie is Kab vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Kab uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

Gevoelige persoonsgegevens
Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, belastingaangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Kab. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. Onze technische en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

3. Waarom gebruikt Kab persoonsgegevens (doelen)?
Zoals elke organisatie heeft Kab persoonsgegevens nodig voor haar bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt daarnaast met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die Kab aan haar klanten levert.

De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij het uitgangspunt. Kab gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als een van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Kab persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.

De grondslag op basis waarvan Kab vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die Kab voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers, de arbeidscontracten met haar personeel en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld de personeels- en financiële administratie, incasso en ICT-processen, nodig om de bedrijfsvoering correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.

De grondslag ‘voldoen aan een wettelijke verplichting’ is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële- en salarisadministratie en de plicht tot meewerken aan fiscale controles. Daarnaast is de accountant in de bedrijfsvoering gehouden aan enkele wettelijke plichten, zoals het verifiëren van de identiteit van klanten in het kader van de Wwft.

4. Dienstverlening door derden
Kab schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook organisaties voor archiefbeheer, waaronder vernietiging, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners.

De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Kab. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.

5. Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden door Kab nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de Belastingdienst, de FIOD of de AFM, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben.

Informatie die bestemd is voor de overheid of de bank, zoals belastingaangiften en financiële rapportages worden door Kab uitsluitend doorgegeven op basis van toestemming die door u is verleend.

6. Uw rechten
De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

Informatie
Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt.
Inzage
Als u denkt dat Kab persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. Kab geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en) waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.
Rectificatie of gegevenswissing
Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Kab van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Kab vragen uw gegevens te wissen. Kab zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Kab zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.
Beperking en bezwaar
U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking en Kab te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal Kab uw verzoek honoreren. Kab zal haar besluit aan u melden.

Als u van uw rechten gebruik wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen. Zie punt 10 hieronder voor de contactgegevens. Houd u er rekening mee dat wij uw identiteit controleren vóórdat wij u de gevraagde gegevens verstrekken.

7. Beveiliging
Kab doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Kab ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen.

Alle medewerkers van Kab hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben. Onze computersystemen, computernetwerken en gebouwen zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens. Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.

8. Inbreuk op de beveiliging
Ondanks alle technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (data lek) nooit volledig worden uitgesloten. Een incidentteam pakt meldingen direct op voor nader onderzoek en neemt die maatregelen die nodig zijn om verdere schade voor betrokkenen en Kab te voorkomen. Zoals de wet vereist, wordt een data lek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het data lek zijn betrokken.

9. Vragen – klachten
Als u meer wilt weten over uw rechten en de manier waarop Kab met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij het privacy team van Kab. Dat geldt ook als u klachten heeft. Kab zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen een maand.

Wij respecteren de privacy van de bezoekers van onze website en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Hoe wij dit precies doen, en welke persoonsgegevens wij van u verzamelen voor welke doeleinden, kunt u hieronder lezen.

Het gebruik van persoonsgegevens
Bij het gebruiken van onze website WerkenbijKab.nl verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst (bijvoorbeeld via het contactformulier of voor het aanmaken van een account), of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf toestemming voor heeft gegeven of wij dit op grond van de wet of de overeenkomst mogen of moeten doen.

Cookies
Op deze website worden cookies gebruikt om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen. Cookies zijn kleine informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van uw device (waaronder een PC, tablet of smartphone). Dat gebeurt via de webbrowser op het device. De informatie die een cookie verkrijgt over uw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Kab of die van een derde partij.

Op onze website worden cookies gebruikt om: 

• functionaliteiten van de website mogelijk te maken en om de website te beschermen (technische of functionele cookies); 
• het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website te verbeteren (analytische cookies);
• het internetaanbod voor u interessanter te maken middels het tonen van reclame welke aansluit bij uw belangstellingen (advertentie cookies);

Technische of functionele cookies
Het voornaamste doel van cookies is om u tijd en moeite te besparen. Als u bijvoorbeeld een webpagina aan uw persoonlijke voorkeuren aanpast of als u navigeert in een website, worden dankzij cookies de gekozen instellingen en voorkeuren onthouden voor toekomstig gebruik. Wanneer u de website later weer bezoekt, kunnen de eerder ingevoerde gegevens worden opgehaald door de cookies, waardoor u eenvoudig weer de mogelijkheden van de website kunt gebruiken zoals u die eerder hebt ingesteld. 

Analytische cookies
Daarnaast worden er op deze websitecookies gebruikt voor het bijhouden van statistieken, zodat wij inzicht kunnen krijgen in het gebruik van onze website en de effectiviteit van onze campagnes. 

Advertentie cookies
Verder maken wij gebruik van advertentiecookies, zodat we het online advertentieaanbod voor u kunnen verbeteren en wij inzicht kunnen verkrijgen in onze campagneprestaties. 

In- en uitschakelen van cookies
U kunt kiezen of u cookies wel of niet accepteert. Bij de meeste browsers worden cookies automatisch geaccepteerd, maar meestal kunt u de instellingen van uw browser zodanig wijzigen dat cookies desgewenst niet worden geaccepteerd (bekijk uw browser hulppagina voor exacte instructies). Als u ervoor kiest om cookies niet te accepteren, kunt u mogelijk niet volledig gebruikmaken van interactieve mogelijkheden van deze website of andere websites die u bezoekt.

Verwijderen van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van uw site-bezoek meer registreren. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kunt u de handleiding van uw browser raadplegen.

Links naar andere websites van derden
Onze internetpagina's bevatten links naar andere websites. Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan om de privacy policy van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Uw wettelijke rechten
Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Dit kunt u doen door contact met ons op te nemen via het contactformulier, ons een e-mail te sturen via v.otterloo@kabaccountants.nl of door telefonisch contact met ons op te nemen via 0575 526110 op maandag tot en met vrijdag tussen 8.00 en 17.00 uur.

U heeft de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
• inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
• het laten corrigeren van fouten;
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
• intrekken van toestemming;
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;
• overdraagbaarheid van gegevens.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze policy geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contactgegevens
Kab Accountants & Belastingadviseurs Oost N.V.
t.a.v. de heer V.A.R Otterloo
Postbus 196
7000 AD Doetinchem
V.Otterloo@kabaccountants.nl

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact
opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.